Optimisez la gestion de budgets de votre entreprise avec EKIP
La gestion de budgets est un élément clé dans la gestion des projets, qu’ils soient de petite ou de grande envergure. Elle assure le bon déroulement des opérations, mais permet aussi d’éviter les dérives coûteuses pouvant compromettre l’atteinte des objectifs. Pour mieux piloter leurs projets, de nombreuses entreprises choisissent d’utiliser des applications spécialisées dans la gestion de budgets et de projets. Cependant, tous les outils ne permettent pas de suivre la rentabilité en temps réel.
Avec EKIP, la gestion de budgets devient simple et intuitive : centralisez vos dépenses et suivez vos budgets en quelques clics en temps réel.
Voici nos conseils pour maîtriser la viabilité financière de vos projets.
Pourquoi adopter un outil de gestion de budgets ?
Conseils pratiques pour une gestion de budgets réussie
Maintenant que l’importance d’une bonne gestion budgétaire est établie, voici quelques conseils pratiques pour une gestion de budgets réussie avec notre outil EKIP !
1. Centraliser la gestion budgétaire
Avec EKIP, vous centralisez la gestion des budgets, des dépenses et des justificatifs sur une seule plateforme. Vous pouvez ajouter des dépenses par projet ou par tâche, selon vos besoins, et assigner des dépenses à des utilisateurs spécifiques. EKIP propose aussi un système de drag and drop pour organiser et hiérarchiser les tâches, avec des sous-tâches si nécessaire.
Vous pouvez également suivre les dépenses par utilisateur, ajouter des documents comme des factures ou des notes de frais, et consulter des tableaux récapitulatifs automatiquement visibles dans le tableau de bord général pour suivre la rentabilité de vos projets.
2. Justifier les dépenses, et automatiser des actions budgétaires
Intégrer des dépenses dans un outil de gestion de projets est essentiel, mais pouvoir les attribuer à des utilisateurs spécifiques et ajouter des justificatifs représente un avantage considérable. Les outils de gestion de budgets aident à éviter les pertes d’informations, à éliminer les dépenses inutiles.
Avec EKIP, vous pouvez attribuer chaque dépense à un utilisateur. Celui-ci est notifié dans son tableau de bord qu’il doit ajouter un justificatif, une note de frais ou une facture. Cette fonctionnalité garantit une transparence optimale dans la gestion des dépenses. Sur EKIP, il est possible d’ajouter des documents justificatifs directement depuis la dépense, le projet ou la tâche concernée.
3. Suivre les dépenses en temps réel
Pour éviter les dépassements, il est essentiel de surveiller les dépenses en temps réel. Une gestion proactive permet d’ajuster rapidement les budgets en fonction des évolutions.
EKIP propose plusieurs outils pour visualiser les budgets et ajuster vos budgets.
Pour éviter les dépassements, il est essentiel de surveiller les dépenses en temps réel. Une gestion proactive permet d’ajuster rapidement les budgets en fonction des évolutions.
EKIP propose plusieurs outils pour visualiser les budgets et ajuster vos budgets.
- Un tableau récapitulatif au niveau du dossier pour suivre l’avancement des dépenses
- Un bandeau dédié à chaque projet, résumant les intervenants, l’avancement et l’état des dépenses et budgets.
- Des vues de travail adaptées à vos besoins : vue tâche, tableau ou GANTT. Par exemple, depuis la vue tableau, filtrez les éléments à afficher et exportez les données au format CSV.
- Des widgets automatiques dans le tableau de bord général du dossier et du projet pour un contrôle rapide des budgets et dépenses par tâche ou par type de dépenses.
4. Personnaliser la gestion des budgets et des dépenses
Les solutions disponibles offrent souvent des options pour adapter les paramètres budgétaires aux spécificités des projets, qu’ils soient techniques, RH, ou orientés vers des industries spécifiques. Cependant, ces outils sont parfois contraignants, notamment lorsqu’il est impossible de personnaliser les coûts fixes et variables.
Sur EKIP, vous pouvez personnaliser les types de dépenses (transport, logement, investissement, etc.) et les catégories de paiement (carte professionnelle, prélèvement, etc.) selon vos besoins. Vous pouvez également ajouter des montants fixes, qui seront automatiquement préremplis, pour des dépenses spécifiques, comme un forfait repas ou nuitée ou configurer les pourcentages de TVA par types de dépenses.
Par ailleurs, que vous travailliez avec des montants unitaires, HT ou TTC, l’outil calcule automatiquement les valeurs, éliminant ainsi les erreurs de calcul et les risques de perte d’information.
5. Générer des analyses claires
Suivre l’avancement des dépenses par rapport au budget est une étape essentielle pour maximiser la rentabilité et identifier des économies potentielles d’un projet.
Avec EKIP, vous êtes libres de générer des rapports personnalisés qui vous offrent une vue détaillée sur la performance de vos projets. Vous pouvez ainsi réévaluer régulièrement vos budgets, prendre des décisions éclairées grâce aux indicateurs clés (KPI), et générer des rapports financiers adaptés à vos besoins. Découvrez dès maintenant comment créer vos rapports avec EKIP !
EKIP : Votre allié pour une gestion de budgets optimisée
EKIP est une solution complète qui vous aide non seulement à suivre vos budgets, mais aussi à améliorer leur gestion au quotidien. Conçue pour répondre aux besoins des petites et moyennes entreprises, EKIP permet d’ajuster les budgets en temps réel et de réaffecter les ressources en fonction des besoins.
EKIP, plateforme de 100% française, comprend également cinq autres modules : gestion de projet, pilotage des équipes, gestion du temps (rendez-vous, absences, tâches), création de rapports, et vues personnalisées.
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