Comment faire un planning de projet efficace quand on gère plusieurs projets ?
Gérer le planning d’un projet est une chose. Coordonner plusieurs projets qui avancent simultanément en est une autre.
Pris séparément, chaque planning peut sembler parfaitement réaliste : les tâches sont définies, les échéances positionnées et les ressources affectées. Mais lorsque plusieurs projets mobilisent les mêmes collaborateurs, les difficultés apparaissent : deux échéances se chevauchent, une personne est sollicitée simultanément sur plusieurs tâches ou le retard d’un projet vient perturber le suivant.
C’est là toute la difficulté de la gestion multi-projets. Il ne suffit plus de construire un bon planning pour chaque projet : il faut comprendre comment ces plannings interagissent et être capable d’arbitrer lorsque plusieurs priorités se confrontent.
Pour le manager ou le chef de projet, la question n’est donc plus seulement « quand cette tâche doit-elle être réalisée ? », mais aussi « avons-nous réellement la capacité de la réaliser à cette date, compte tenu de tout ce qui est déjà prévu ? »
Construire un planning de projet efficace nécessite donc de croiser les échéances, la charge de travail, les disponibilités, les dépendances et les priorités.
Dans cet article, découvrez comment construire un planning réaliste, identifier les conflits de ressources et surtout arbitrer lorsque plusieurs projets se disputent les mêmes capacités.
Qu’est-ce qu’un planning de projet efficace ?
Quel est l’ordre de priorité ?
Un planning qui rassemble toutes les informations indispensables au projet
Selon la complexité du projet, le niveau de détail peut varier. Certaines informations restent néanmoins essentielles pour construire un planning de projet efficace :
- les tâches et sous-tâches à réaliser
- les dates de début et de fin
- les échéances et jalons
- les ressources mobilisées et les personnes responsables
- l’état d’avancement du travail
- les supports et documentations.
Le planning ne sert pas seulement à savoir quand travailler : il doit permettre à chacun de comprendre ce qui doit être produit, par qui et dans quel contexte. Mais cette première construction ne suffit pas lorsqu’un collaborateur intervient simultanément sur plusieurs projets.
Un planning pensé dès le départ dans une logique multi-projets
Prenons le cas d’une agence qui pilote simultanément trois projets clients :
Une cheffe de projet prévoit deux jours de travail d’un graphiste pour finaliser une campagne. L’affectation semble réaliste lorsqu’on observe uniquement le planning de cette campagne.
Pourtant, sur la même période, ce graphiste doit également remettre un livrable pour un autre client et participer à une demi-journée de réunion sur un troisième projet.
Chaque planning, pris séparément, paraît cohérent. C’est leur superposition qui révèle le conflit de ressources.
C’est pourquoi la planification multi-projets impose de changer d’échelle : au-delà de la cohérence de chaque projet, il faut être capable de confronter les besoins de l’ensemble des projets aux capacités réellement disponibles.
Comment construire un planning de projet en 5 étapes ?
La difficulté n’est pas de remplir un calendrier avec le maximum de tâches. Un planning efficace doit au contraire rester réaliste, adaptable et arbitrable.
Voici cinq étapes pour y parvenir.
1. Structurer le projet et hiérarchiser les priorités
Avant de chercher à coordonner plusieurs projets, il faut commencer par structurer correctement chacun d’entre eux.
Un planning de projet efficace ne consiste pas à aligner des tâches les unes après les autres. Comme évoqué précédemment, il doit traduire la logique réelle du projet : ce qui doit être fait, dans quel ordre, avec quel niveau de priorité et quels points de passage obligatoires.
La première étape consiste donc à structurer le projet en grandes phases cohérentes, puis à les hiérarchiser selon leur niveau de priorité. Chaque phase peut ensuite être déclinée en tâches opérationnelles, avec des échéances clairement définies.
Pour aller plus loin sur la hiérarchisation des actions, consultez notre article consacré aux méthodes pour améliorer la productivité au travail.
2. Affecter les ressources selon leur capacité réelle
C’est probablement l’une des erreurs les plus fréquentes en planification : confondre disponibilité et capacité de travail.
Pour répartir efficacement les tâches, il est essentiel d’avoir une vision claire de la charge de travail et des disponibilités de chaque collaborateur. Une bonne planification ne repose pas uniquement sur les compétences : elle doit également tenir compte de ce qui est déjà prévu dans l’emploi du temps de chacun.
Cette vision permet surtout d’éviter de construire un planning théoriquement réalisable, mais impossible à tenir compte tenu de la charge réelle des équipes.
Pour construire un planning de projet réaliste, nous vous conseillons ainsi de prendre en compte :
les échéances prévues
Retrouvez également sur notre blog nos conseils pour une gestion efficace des équipes.
3. Identifier les conflits de ressources entre les différents plannings
Une fois le planning construit avec les ressources affectées, il est nécessaire de le confronter aux autres projets en cours. L’objectif est d’identifier les éventuels conflits avant qu’ils n’aient un impact sur les délais ou la charge de travail.
Un manager doit notamment pouvoir repérer rapidement :
- une personne sollicitée sur deux projets simultanément
- deux échéances dépendant de la même ressource
- un projet susceptible d’en décaler un autre.
Sur le logiciel de gestion de projets EKIP, l’agenda des équipes regroupe les tâches, les absences et les événements des collaborateurs au sein d’une même vue.
Vous pouvez filtrer les informations par utilisateur, groupe ou projet afin d’adapter plus facilement votre planning.
4. Arbitrer les priorités lorsque les plannings se chevauchent
C’est ici que la gestion multi-projets devient véritablement un sujet de pilotage.
Imaginez deux projets dont les échéances tombent la même semaine et qui nécessitent tous les deux l’intervention du même collaborateur. Plusieurs options peuvent être envisagées : décaler une tâche, réaffecter une partie du travail, modifier une échéance ou donner temporairement la priorité à l’un des deux projets.
Mais le projet le plus urgent n’est pas nécessairement celui qu’il faut systématiquement privilégier.
L’arbitrage doit tenir compte de plusieurs facteurs : l’engagement pris auprès du client, l’importance de l’échéance, l’état d’avancement du projet, les dépendances avec d’autres tâches, les ressources alternatives disponibles et les conséquences d’un éventuel report.
Prenons un exemple. Une tâche du projet A peut avoir une échéance vendredi, tandis qu’une tâche du projet B doit être terminée jeudi. Il semblerait logique de privilégier B. Pourtant, si le retard de la tâche A bloque ensuite trois collaborateurs alors que B peut être reporté sans conséquence majeure, la meilleure décision peut être différente.
Dans EKIP, la centralisation des projets, des tâches, des échéances et des informations relatives aux équipes permet au manager de confronter les différents éléments avant de modifier une affectation.
5. Réajuster le planning lorsqu'un retard crée un effet domino
Même le planning le mieux construit doit pouvoir évoluer.
Un client tarde à valider un livrable, une tâche nécessite finalement davantage de temps, un collaborateur devient indisponible : les imprévus font partie de la vie d’un projet. Dans un environnement multi-projets, un retard reste rarement isolé.
Prenons le cas d’un bureau d’études dans lequel un ingénieur doit terminer une étude le jeudi avant d’être mobilisé sur un nouveau dossier dès le vendredi. La première mission prend finalement deux jours supplémentaires. Le décalage ne concerne alors plus uniquement la première échéance : il affecte également le démarrage de la seconde mission. Si le livrable de celle-ci conditionne ensuite l’intervention d’un autre collaborateur, le retard peut progressivement se répercuter sur plusieurs tâches et plusieurs personnes.
6 signes que votre planning multi-projets arrive à saturation
Surcharges régulières · Échéances constamment décalées · Urgences récurrentes · Réunions de coordination qui se multiplient · Planning sans cesse réorganisé · Écart entre planning théorique et réalité
Un planning qui présente régulièrement plusieurs de ces signaux mérite d’être réévalué. Le problème ne vient pas nécessairement d’un manque de ressources : il peut aussi révéler une capacité mal évaluée, des priorités insuffisamment arbitrées ou une planification qui ne tient pas compte des interactions entre les projets.
Un bon planning multi-projets ne doit pas seulement être cohérent sur le papier. Il doit rester réaliste face à la charge réelle des équipes.
Pour conclure, construire un planning de projet efficace devient plus complexe dès lors que plusieurs projets avancent en parallèle et sollicitent les mêmes ressources.
Il ne suffit alors plus de planifier correctement chaque projet séparément. Il faut structurer les projets, raisonner en capacité réelle, superposer les plannings, détecter les conflits, arbitrer les priorités et anticiper les effets d’un retard sur le reste de l’activité.
C’est cette capacité d’arbitrage qui fait la différence entre un planning simplement bien construit et un véritable système de pilotage multi-projets.